Hvordan føre budsjett og sette opp regnskap?

Viktig 1: To ansvarlige

For å unngå problemer må dere ha en person i lokallaget som har ansvar for økonomien, og som sammen med kontaktperson/leder disponerer kontoen deres, samler inn kvitteringer og fører regnskap. Disse bør også være involvert når lokallaget skal søke om Frifondstøtte eller andre tilskudd.

Viktig 2: Lokallagskonto

For å åpne konto i DNB gjennom Press sin bedriftsavtale, er det bare å ta kontakt med daglig leder så fikser hun dette for dere. Den som står ansvarlig for kontoen må være over 18 år, og skal helst være økonomiansvarlig eller leder, selv om dette ikke er en absolutt regel. Snakk med daglig leder og hør hvordan dere gjør det. For deres egen skyld kan det være lurt at det alltid er to som er med når dere skal ta ut penger eller gjør andre ting knyttet til økonomien, slik at ikke én person blir stående med hele ansvaret alene.

Viktig 3: Kontinuerlig regnskapsføring

Ikke vent til slutten av året med å føre regnskap! Ta vare på alle kvitteringer, bankutskrifter osv. som tilhører lokallaget og sett dem inn i økonomipermen fortløpende. Selv om det kan være mest fristende å legge alt i en plastpose og vente til desember, blir det ikke lettere å huske hvordan ting egentlig var et halvt år senere.

Viktig 4: Kvitteringene

Ikke bruk penger uten å få kvittering tilbake. Det er svært viktig at man aldri gir penger fra lokallagets kasse/konto uten at man får kvitteringer for det. Hvis noen har reist med tog i et ærend for Press, men mistet billetten, så kan de ikke få penger av lokallaget for da går ikke regnskapet opp. Det er strengt, men det må det være når man disponerer penger i organisasjoner. De som gir dere penger, det være seg kommunene, LNU, Press sentralt eller andre, skal kunne være trygge på at dere bruker pengene slik dere har skrevet at dere skal gjøre i budsjettet og søknader. Regnskapet er måten dere viser lokallagets støttespillere at alt har gått riktig for seg.

… og til slutt: En enkel måte å sørge for at folk passer på kvitteringene sine når de har kjøpt noe for lokallaget, kan være å vente med å gi dem penger til du har kvitteringene i hånda.

Skjemaer til hjelp

Nederst på denne siden finner du følgende skjeamer

Bilagskjema: Dersom noen legger ut penger for lokallaget må personen fylle ut dette skjemaet. Slik vet man hvor mye personen la ut, når og til hvilket formål.

Reiseregningsskjema: Dersom noen reiser for Press, og har lagt ut for turen selv, skal de fylle ut dette skjemaet før beløpet tilbakebetales.

Kortbruksskjema: Fyll ut skjemaet hver eneste gang noen bruker bedriftskortet(bankkort som er tilknyttet lokallagets konto). Da er det så mye lettere å holde oversikt.

Forslag på regnskap

Dette er et forslag til hvordan et regnskap skal se ut. Det settes opp på lik måte som et budsjett.

Både inntekter og utgifter må kunne dokumenteres, slik at lokallagets revisor kan se igjennom regnskapet deres og godkjenne det. En lur måte å holde oversikten på er å skrive ut kontoutskrifter hver måned og sjekke at dere har kvitteringer for alle inntekter og utgifter som står i utskriften.

Det er svært viktig at dere fører regnskap gjennom hele året, slik at dere har kontroll på at pengene går til det de skal. Før regnskapet legges fram på årsmøtet, regner dere sammen alle inntektene og utgiftene for hele året og fører dem inn i en oversikt, slik vist i eksemplet ovenfor.

Revisoren deres skal se igjennom hele regnskapet (med alle bilagene) før årsmøtet, og underskrive på at dere har brukt pengene slik dere i regnskapet sier at dere har. Revisoren skal også kommentere eventuelle avvik.

Innen 1. mars året etter skal det godkjente regnskapet – uten bilagene – og årsrapporten sendes inn til Press-kontoret(medlemssekretær). Husk også at dersom dere har fått penger fra Press sentralt gjennom Frifond-ordningen, må disse brukes opp innen 30. juni året etter dere fikk pengene. Får dere penger høsten 2017, må dere bruke de opp innen 30. juni 2018. Hvis pengene ikke er brukt til lokale aktiviteter innen fristen, må dere overføre pengene tilbake til sentralleddet igjen. Dere er selv ansvarlige for å rapportere hvor mye penger som er ubenyttet.