Definisjoner
Budsjett: Oversikten over hvordan dere mener at økonomien kommer til å se ut i året som kommer. Før lokallaget setter opp budsjettet er det viktig å tenke nøye gjennom alle inntekter og utgifter (kostnader) dere tror dere kommer til å ha i løpet av året, slik at budsjettet blir så realistisk som mulig. Budsjettet skal godkjennes av årsmøtet i lokallaget før pengene brukes.
Revidert budsjett: Når dere er en stund ut i budsjett-perioden, kan det være tid for å se på budsjettet og sammenligne med virkeligheten: Hvordan står det til med økonomien til lokallaget – er faktiske inntekter og utgifter omtrent som satt opp i budsjettet? Har dere fått mer eller mindre pengestøtte enn dere håpet på? Det er ikke noe krav at du lager et revidert budsjett, det er mest for deres egen del.
Regnskap: Regnskapet viser en oversikt over hvordan dere faktisk har brukt penger, i motsetning til hvordan dere planla å bruke penger (les: budsjett). Regnskapet settes opp på samme måte som budsjettet, med inntekter og utgifter. Både inntekter og utgifter må kunne dokumenteres, slik at den personen over 18 dere har valgt til å godkjenne regnskapet kan se hva pengene har blitt brukt til. Det er både tidsbesparende og svært viktig at dere fører regnskap gjennom hele året, slik at styret har kontroll på at pengene går til det de skal. Regnskapet legges fram for årsmøtet.
Revisor: Den som ser igjennom og godkjenner regnskapet. Revisor må være en myndig person som ikke jobber i lokallaget. Revisor velges av årsmøtet for ett år av gangen.
Bilag: Det er gjennom bilagene du dokumenterer inntekter og utgifter.
For inntekter: Innskuddsbilag kommer fra banken når noen har satt inn penger på kontoen deres. Har dere fått et tilskuddsbrev som sier at dere kommer til å motta penger, er dette fint å legge ved dette sammen med bilaget som viser at pengene faktisk har kommet inn.
For utgifter: Stift/lim kvitteringene på et av skjemaene (reiseregningsskjema, bilagsskjema eller andre typer), og skriv hva dere har handlet og hvorfor. Bilaget skal underskrives av den som har betalt. Hvis dere ikke ønsker å bruke standardskjemaene kan dere bare bruke et vanlig ark. Det viktigste er at det er tydelig hva som har blitt kjøpt, hvor mye det kostet, når det ble kjøpt, og hvem som har gjort kjøpet. Alle bilag må tas vare på og oppbevares på et sikkert sted.
Kontoutskrift: Oversikt over aktivitetene på kontoen deres. Hvis noen betaler inn penger rett på kontoen deres er det kun på kontoutskriften dere vil se innbetalingen. Den skal da brukes som bilag. Kontoutskriften skal legges ved regnskapet og er grei å ha for å kontrollere at dere har fått med dere alle inn- og utbetalingene.
Kvitteringer: Beviset på at dere har lagt ut penger. Kassalappen dere får i matbutikken eller billetten på toget, det er disse papirene som er så utrolig viktig å holde orden på slik at regnskapet går opp. Kvitteringer stiftes/klistres på skjemaene.
Faktura – inngående og utgående: Faktura er det vi på godt norsk kaller en regning – noe dere får når dere skylder noen penger, eller noe dere selv sender ut hvis det er noen som skylder dere penger.
Kasse: Løse penger, eller kontanter om du vil. Det kan være greit å ha en kasse (= et pengeskrin) slik at dere slipper å gå i banken for hver gang dere skal kjøpe en buss-billett. Husk imidlertid alltid å ta vare på kvitteringer! Ha til enhver tid oversikt over hvor mye penger det er i kassen, og skriv opp alle pengene som går inn og ut av skrinet. Og her, som på alt annet: Bare to personer bør ha tilgang til kassa: leder og økonomiansvarlig.
Innskudds- og betalingskort: Dersom lokallaget vil er det også mulig å få et kort tilknyttet sin lokallagskonto. Dette kan brukes som et vanlig betalingskort, og det er også mulig å bruke det til innskudd dersom dere har fått inntekter i form av kontanter. Lokallagskort settes i den kontoansvarliges navn, som må ha fylt 18 år.
Dersom dere ønsker et slikt kort, er det bare å ta kontakt med daglig leder, så fikser hun det for dere.
Det er selvfølgelig veldig viktig at et slikt kort oppbevares på en forsvarlig måte. Som et minimum må man være minst like påpasselig ved oppbevaring og bruk av lokallagskortet som man er med sitt eget bankkort! Det er kun økonomiansvarlig og/eller leder som skal ha tilgang til kortet. Dere må selvfølgelig også ta vare på alle kvitteringer når dere bruker kortet. Dersom den som har kortet i sitt navn flytter eller slutter i lokallaget, er det viktig at dere sier i fra til daglig leder eller banken slik at dere får et nytt kort i en annen sitt navn.
