Arrangere årsmøte
Årsmøte er et av de viktigste møtene et lokallag har i året. På årsmøtet skal dere velge nytt styre, og dessuten legge en langsiktig plan for hva lokallaget skal gjøre i løpet av året. Før årsmøtet må dere:
- Sette ned en valgkomité som skal komme med forslag til nytt styre. Det er mulig å gjøre dette uten en valgkomité, men det er fint å ha noen som kun fokuserer på å finne gode kandidater.
- Sende ut årsmøteinnkalling til alle medlemmer i lokallaget minst syv dager innen årsmøtet. Du finner oppdatert medlemsliste på Hypersys. Spør om hjelp fra medlemsekretær dersom du ikke får det til.
- Forberede en beretning og et regnskap fra styret. Dette forteller hva lokallaget har gjort det siste året og hvordan pengene er brukt.
På årsmøtet skal følgende saker behandles:
- Årsrapport, lagt frem av styret. Dette er en oppsummering av aktiviteten lokallaget har hatt det siste året. Den trenger ikke være veldig lang.
- Eventuelle lokale vedtekter. Disse kan ikke stride med Press sentralt sine.
- Revidert regnskap, lagt frem av styret
- Valg av en myndig utenforstående person til å revidere regnskapet (dette kan for eksempel være en foresatt)
- Plan for neste års aktiviteter
- Budsjett
- Valg av nytt styre
Årsmøtet kan virke som en veldig seriøs og høytidelig greie, men i praksis er det mest som et litt lengre og litt viktigere lokallagsmøte. Alt det formelle, som votering og referat, kan landsstyrerepresentantene eller en sentralist hjelpe til med.
Overlappingsperiode i styret
Det er forskjell mellom lokallagene når det gjelder hvor raskt det nye styret offisielt tar over. Om det er samme dag eller noen måneder senere spiller egentlig ingen rolle, men det er viktig at lokallagene har en overlappingsperiode. En overlappingsperiode betyr at det gamle og det nye styret jobber sammen, slik at det gamle styret gir det nye en opplæring i deres erfaringer med å drive et lokallag. Slik hindrer dere at den erfaringen det gamle styret sitter med går tapt, og gir det nye styret en enklere start. Spesielt når det kommer til økonomiansvarlig er det viktig at den gamle økonomiansvarlige lærer opp den nye i hvordan man best mulig kan holde orden i kvitteringer, hvordan nettbanken fungerer og hvordan man skal føre regnskap.
En overlappingsperiode kan gjennomføres på flere måter. Dersom det er en stund mellom det nye styret blir valgt og det gamle går av, er det lurt at det nye styret blir godt inkludert den siste tiden. De bør delta på styremøtene, og være med på å lede lokallagsmøtene. Dersom de tar over med en gang, bør man sette av tid til å ha noen møter med det gamle styret. Det kan holde med en ettermiddag, men jo mer tid jo bedre.
Styret skal:
- ha ansvaret for å lede lokallaget og ha kontroll over lokallagets økonomi
- inkludere lokallaget mest mulig i planleggingen av hva lokallaget skal drive med
- holde informasjonsflyten innad i lokallaget i gang. Dette inkluderer å sende ut innkallinger og referat
- administrere eventuelle sosiale medier
- være gode forbilder for lokallaget. Møte opp på så mye som mulig, og sosialisere med alle medlemmene i lokallaget
- delegere ansvar og oppgaver, unngå å bli overarbeidet og lei!