Økonomi og lokallag
Hva er Frifond?
For dere som ikke er kjent med Frifondmidler, så er dette kort forklart støtte Press sentralt får fra Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) hvert år.
Hvor mye penger får vi?
Hvilken sum vi mottar avhenger blant annet av hvor mange medlemmer og lokallag organisasjonen har, og jo flere vi er, jo mer får vi. Uansett hvor mye penger vi får totalt, er hensikten med bevilgningene (pengene) å skape lokal aktivitet i organisasjonen.
Press sine lokallag kan derfor søke om å få litt av disse pengene til eksempelvis å gjennomføre kampanjer, leie møtelokaler, arrangere konsert, og masse andre ting. Fordi Press ikke kan bruke Frifondpengene på drift av hovedkontoret i Oslo og nasjonalt arbeid, ønsker vi veldig gjerne å dele ut så mye som mulig av disse midlene vi har fått fra LNU til lokallagene.
Det som eventuelt måtte bli igjen må vi nemlig overføre tilbake til LNU. Frem til 1. november kan dere i lokallagsstyrene derfor sende inn utfylte søknader om Frifondmidler til Hovedkontoret, hvor arbeidsutvalget fortløpende avgjør hvor mye av søknadssummen dere skal få.
Når kan dere søke?
Selv om søknadsfristen for å søke om Frifondmidler er 1. november, kan dere bruke av pengene dere får helt frem til 31. Desember 2021! Det betyr både at dere har god tid til å bruke pengene på ting dere vil gjøre, men og at dere allerede nå må tenke på hva dere trenger penger til neste år.
Det kan derfor være lurt at dere i lokallagsstyrene setter dere ned tidlig og planlegger hva dere vil gjøre fremover, for så å sende inn én eller flere Frifondsøknader til Press-kontoret i Oslo.
Et tips – dersom dere synes det er vanskelig å spå hva dere kommer til å trenge – er å snakke med styrene i andre lokallag og høre hva de har pleid å bruke penger på.
Gjør deg kjent med rutinene
Det viktig at alle i lokallaget er kjent med rutinene for økonomiarbeidet. Disse burde være skriftlige og tilgjengelige for medlemmene. Gode rutiner sikrer at lokallaget vet hvor mye penger man har, at alle utgifter kan dokumenteres, at de som gjør utlegg for lokallaget raskt får tilbakebetalt utleggene og hvem man skal henvende seg til hvis man lurer på noe.
Lokallagskonto
For å åpne konto i DNB gjennom Press sin bedriftsavtale, er det bare å ta kontakt med daglig leder så fikser han dette for dere. Den som står ansvarlig for kontoen må være over 18 år, og skal helst være økonomiansvarlig eller leder, selv om dette ikke er en absolutt regel. Snakk med daglig leder og hør hvordan dere gjør det. For deres egen skyld kan det være lurt at det alltid er to som er med når dere skal ta ut penger eller gjør andre ting knyttet til økonomien, slik at ikke én person blir stående med hele ansvaret alene.
Kontinuerlig regnskapsføring
Ikke vent til slutten av året med å føre regnskap! Ta vare på alle kvitteringer, bankutskrifter osv. som tilhører lokallaget og sett dem inn i økonomipermen fortløpende. Selv om det kan være mest fristende å legge alt i en plastpose og vente til desember, blir det ikke lettere å huske hvordan ting egentlig var et halvt år senere.
Kvitteringene
Ikke bruk penger uten å få kvittering tilbake. Det er svært viktig at man aldri gir penger fra lokallagets kasse/konto uten at man får kvitteringer for det. Hvis noen har reist med tog i et ærend for Press, men mistet billetten, så kan de ikke få penger av lokallaget for da går ikke regnskapet opp. Det er strengt, men det må det være når man disponerer penger i organisasjoner. De som gir dere penger, det være seg kommunene, LNU, Press sentralt eller andre, skal kunne være trygge på at dere bruker pengene slik dere har skrevet at dere skal gjøre i budsjettet og søknader. Regnskapet er måten dere viser lokallagets støttespillere at alt har gått riktig for seg.
En enkel måte å sørge for at folk passer på kvitteringene sine når de har kjøpt noe for lokallaget, kan være å vente med å gi dem penger til du har kvitteringene i hånda.
Skjemaer til hjelp
Å lage skjemaer som må fylles ut er et godt triks for å sikre at dere ikke glemmer å hente inn noen detaljer. Her er det noen skjemaer Press sentralt har laget som gjør så dere aldri går glipp av noe informasjon.
Bilagskjema: Dersom noen legger ut penger for lokallaget må personen fylle ut dette skjemaet. Slik vet man hvor mye personen la ut, når og til hvilket formål.
Reiseregningsskjema: Dersom noen reiser for Press, og har lagt ut for turen selv, skal de fylle ut dette skjemaet før beløpet tilbakebetales.
Kortbruksskjema: Fyll ut skjemaet hver eneste gang noen bruker bedriftskortet (bankkort som er tilknyttet lokallagets konto). Da er det så mye lettere å holde oversikt.
Hva er et regnskap?
Regnskap er oversikten over hva lokallagets penger er brukt på innen en gitt periode. Der budsjettet skal vise hva man planlegger å bruke penger på, er regnskapet en rapport over hva pengene faktisk har gått til. Regnskapet er også et svar til årsmøtet over hvordan dere har styrt økonomien og hvorvidt budsjettet er fulgt opp. Regnskapet skal følge det samme oppsettet og de samme postene som er lagt i budsjettet.
Hva må skal med i et regnskap?
Både inntekter og utgifter må kunne dokumenteres, slik at lokallagets revisor kan se igjennom regnskapet deres og godkjenne det. En lur måte å holde oversikten på er å skrive ut kontoutskrifter hver måned og sjekke at dere har kvitteringer for alle inntekter og utgifter som står i utskriften.
Det er svært viktig at dere fører regnskap gjennom hele året, slik at dere har kontroll på at pengene går til det de skal. Før regnskapet legges fram på årsmøtet, regner dere sammen alle inntektene og utgiftene for hele året og fører dem inn i en oversikt.
Å ha et ryddig og informativt regnskap er viktig fordi medlemmene har en demokratisk rett til å se hvor pengene har gått, men det er også et viktig verktøy dersom organisasjonen for eksempel skal søke om støtte. Derfor er det viktig å ha et regnskap som er i orden ved årsmøtets slutt.
Revisjon
Ethvert regnskap bør i etterkant gjennomgås av en person som ikke har ført regnskapet eller sitter i styret. Revisor i en organisasjon velges på årsmøtet og skal svare til årsmøtet om hvorvidt de mener at regnskapet som er levert er korrekt. Det vanlige er at revisoren skriver en kort beretning til årsmøtet om hvorvidt regnskapet er revidert i henhold til lover, regler og god skikk for regnskapsføring, og gir sin vurdering til årsmøtet. Det er viktig å huske på at en revisor skal rekke å revidere regnskapet før årsmøtet behandler det. Derfor må regnskapet være ferdigstilt i god nok tid til at revisor rekker å gjøre arbeidet i henhold til årsmøtets frister. Avtal tidlig med revisor når regnskapet må være klar for å være trygg på at det kan godkjennes i tide.
Innen 1. mars året etter skal det godkjente regnskapet – uten bilagene – og årsrapporten sendes inn til Press-kontoret(medlemssekretær). Husk også at dersom dere har fått penger fra Press sentralt gjennom Frifond-ordningen, må disse brukes opp innen 30. juni året etter dere fikk pengene. Får dere penger høsten 2017, må dere bruke de opp innen 30. juni 2018. Hvis pengene ikke er brukt til lokale aktiviteter innen fristen, må dere overføre pengene tilbake til sentralleddet igjen. Dere er selv ansvarlige for å rapportere hvor mye penger som er ubenyttet.
Lokallagskonto
For å åpne konto i DNB gjennom Press sin bedriftsavtale, er det bare å ta kontakt med daglig leder så fikser han dette for dere. Den som står ansvarlig for kontoen må være over 18 år, og skal helst være økonomiansvarlig eller leder, selv om dette ikke er en absolutt regel. Snakk med daglig leder og hør hvordan dere gjør det. For deres egen skyld kan det være lurt at det alltid er to som er med når dere skal ta ut penger eller gjør andre ting knyttet til økonomien, slik at ikke én person blir stående med hele ansvaret alene.
Hvordan logger jeg meg på?
Frister
01. mars
Siste frist for å levere regnskap for 2020 til sentralt
01. september
Det åpner for å søke frifond for 2021-2022
01. november
Siste frist for å søke frifond for 2021-2020
31. desember
Siste frist for å bruke opp penger fra Frifond 2020-2021
Har du spørsmål?
Fredrik, fredrik@press.no
